Télésecrétariat kiné : la ligne répond pendant que vous soignez
Mis à jour le · Elevedia, Froyennes (Belgique) · Nederlands
Un télésecrétariat kiné prend les appels pendant vos séances : il fixe les rendez-vous dans l’agenda réel du cabinet, place les séries de séances selon vos règles (fréquence, jours), gère les déplacements et les annulations, note le motif de chaque appel et transfère ce que vous avez défini comme prioritaire. Il répond 24h/24, en français et en néerlandais. En Belgique, Elevedia l’installe par un simple renvoi d’appel, sans changer votre numéro.
Définition
Un télésecrétariat kiné prend en charge la ligne d’un cabinet de kinésithérapie quand le praticien soigne : prise de rendez-vous, planification des séries de séances, messages avec motif, information pratique sur les prescriptions et les délais, et tri des appels selon vos consignes. Chez Elevedia, cette prise en charge est assurée par un agent vocal IA, 24h/24, en français et en néerlandais.
Mardi 10 h : troisième patient de la matinée, et la ligne qui sonne encore
En kinésithérapie, le téléphone sonne au pire moment par construction : vous êtes en séance, vos mains sont prises, et le patient qui appelle veut justement réserver la sienne. Personne ne décroche, il rappelle le soir, vous êtes fermé, et il finit par essayer un autre cabinet. Le lendemain, il faut recaser tout le monde par téléphone, entre deux soins.
Cette page décrit ce qu’un télésecrétariat conçu pour un cabinet de kinésithérapie fait de ces appels, et comment le juger en un coup de fil.
Trois flux d’appels, une seule règle : la vôtre
| L’appelant veut | Ce que l’agent fait |
|---|---|
| Un premier rendez-vous (bilan, séance d’essai) | propose un créneau réellement libre dans votre agenda et l’y inscrit, avec confirmation par SMS |
| La suite d’une série de séances | place les séances selon votre fréquence et vos jours, et confirme chaque date |
| Un déplacement, une annulation | retrouve le rendez-vous, applique votre délai, libère ou replace le créneau |
| Une question pratique (prescription, tenue, accès) | répond selon vos consignes écrites, dans la langue de l’appelant |
| Un cas que vous avez défini comme prioritaire | transfère immédiatement vers la ligne que vous avez choisie |
Rien n’est improvisé : l’agent suit vos règles, sans jamais donner de conseil de santé ni interpréter une prescription. Le cadre légal (AI Act, article 50) et les données (hébergement UE, RGPD) suivent la même mécanique que celle décrite dans le comparatif du télésecrétariat médical en Belgique.
Branché sur ce que le cabinet utilise déjà
L’agent écrit dans les agendas du quotidien (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar), envoie les confirmations par SMS, et s’installe par un renvoi d’appel : votre numéro, vos habitudes et votre organisation restent en place. Les fiches des praticiens équipés sont publiques dans l’annuaire santé, horaires et prise de rendez-vous compris.
L’essayer sur vos propres appels
Le test tient en un geste : appelez la démonstration santé au +32 69 82 01 03, demandez un premier rendez-vous puis une suite de séances, et jugez ce qui a été compris, proposé et confirmé. Si vous voulez l’agent sur votre agenda et vos consignes, créez votre agent d’essai : il répond sur un numéro belge avant tout engagement.
La preuve, pas la promesse.
Des faits vérifiables, pas des promesses.
- La plateforme Elevedia Santé équipe déjà des praticiens belges : agendas Google Calendar, Outlook et Apple Calendar, confirmations SMS, données hébergées dans l’Union européenne. Voir par vous-même
- Un cabinet belge équipé publiquement : le cabinet ORL du Dr Grégory Lecomte, à Waterloo, fiche et prise de rendez-vous en accès libre. Voir par vous-même
Branché sur les outils que vous utilisez déjà.
- Agenda : Google Calendar, Outlook et Apple Calendar ; confirmations et rappels par SMS.
- Téléphonie : renvoi d’appel depuis Proximus, Orange, Telenet et VOO, sans changer de numéro.
- Vos règles : durée des séances, séries (jours et fréquence), délais d’annulation, priorité aux cas que vous définissez.
Séances en série et mains dans le dos : la ligne d’un cabinet de kiné
Un cabinet de kinésithérapie n’a presque jamais de secrétariat : le praticien est seul ou presque, les séances s’enchaînent en flux continu, et la ligne sonne pendant qu’il a les deux mains sur un patient. Le premier appel n’est d’ailleurs jamais un rendez-vous comme les autres : c’est un bilan, une séance d’essai, un patient qui arrive avec sa prescription et ne sait pas combien de séances l’attendent. Ensuite viennent les séries : la kinésithérapie se pratique par plans de séances répétés, souvent plusieurs fois par semaine, et chaque déplacement d’une séance décale la suivante. C’est un planning que personne ne veut gérer au téléphone entre deux patients. S’ajoutent les patients qui travaillent : ils appellent à midi, en sortant du bureau, ou pour annuler un rendez-vous du soir, précisément quand le cabinet est fermé ou en pleine séance. Un agent configuré pour votre cabinet répond à ces moments-là, place les séries selon vos règles, gère les déplacements, et vous rend la ligne silencieuse pour ce qui peut attendre. Pour le reste, il transfère : vous définissez ce qui ne doit jamais patienter.
Moins cher qu’un télésecrétariat humain.
À volume d’appels comparable, un agent vocal Elevedia coûte moins cher qu’un télésecrétariat humain, facturé de 300 à 800 € par mois selon les tarifs publiés du marché. Votre prix exact dépend de votre volume : il est chiffré en deux minutes, communiqué avant tout engagement.
- Restaurant Forfait mensuel selon votre volume d’appels, chiffré avant tout engagement. Sur devis
- Santé Forfait Cabinet selon le nombre de praticiens et le volume d’appels. Sur devis
- Immobilier Selon le nombre de lignes et d’agences. Devis sans engagement. Sur devis
- Services Salons et instituts : devis selon vos horaires et votre volume. Sur devis
Sans engagement. Votre prix exact est chiffré en deux minutes, et vous entendez l’agent travailler avant de payer.
Les questions qu’on nous pose.
Peut-il placer une série de séances, pas juste un rendez-vous ?
Oui, selon vos règles : vous définissez la fréquence (par exemple deux fois par semaine), les jours acceptés et la durée, et l’agent propose un planning de série réellement compatible avec votre agenda. Le patient confirme, et les séances s’inscrivent une par une, avec confirmation par SMS.
Que dit-il aux patients au sujet de la prescription ?
Ce que vous avez écrit, rien de plus : venir avec la prescription médicale, la tenue, l’heure d’arrivée, la durée de la séance. Il n’interprète jamais le contenu médical et ne donne aucun conseil de santé ; tout ce qui sort de vos consignes est transféré ou noté pour vous.
Comment gère-t-il les annulations de dernière minute ?
Selon vos consignes : il applique votre délai minimum, libère le créneau et le repropose, ou note la demande si elle sort du cadre. Votre agenda reste juste sans que vous touchiez au téléphone entre deux patients.
Répond-il aussi en néerlandais ?
Oui, il détecte la langue dès la première phrase et poursuit en français ou en néerlandais, y compris pour les patients qui appellent de la périphérie ou de Flandre.
Combien coûte un télésecrétariat kiné ?
Votre prix exact dépend de votre volume d’appels : il est chiffré en deux minutes et communiqué avant tout engagement. Le repère utile : à volume comparable, un agent vocal coûte moins cher qu’un télésecrétariat humain, facturé de 300 à 800 € par mois selon les tarifs publiés du marché.
Comment le tester avant de s’engager ?
Appelez la démonstration santé au +32 69 82 01 03, à n’importe quelle heure : demandez un rendez-vous, puis une série. Vous entendez l’agent travailler avant de payer quoi que ce soit, et le devis est chiffré en deux minutes.
Pour aller plus loin.
Entendez-le répondre sur votre cas réel.
Appelez la démonstration santé au +32 69 82 01 03 et demandez une série de séances : vous entendez ce que l’agent comprend, propose et confirme, avant toute décision.
Restaurants : agent d’essai en 5 minutes, numéro belge inclus, sans carte. Autres métiers : démo sur rendez-vous.